Come scrivere una lettera formale in 10 sezioni

Vorreste conoscere le 10 sezioni per scrivere una lettera formale il più perfetta possibile? Quante volte vi sarà capitato di scrivere a un ente, a un ufficio pubblico o privato, a un’azienda o in generale a un’autorità? Lo avrete fatto per comunicare un avviso, un reclamo o anche solo per richiedere alcune informazioni. È probabile che abbiate una certa familiarità con questo tipo di lettere ma le indicazioni che seguono vogliono offrirvi un comodo schema di riferimento per le vostre comunicazioni ufficiali.

Scrivere una lettera formale è un procedimento usuale e ampiamente utilizzato in quelle comunicazioni di carattere lavorativo o commerciale, dove l’obiettivo è quello di regolamentare, definire, articolare i rapporti tra professionisti, aziende, enti pubblici e privati, ma pure quello di tracciare e conservare informazioni e dati sensibili, oggetto di analisi e interpretazione da più parti potenzialmente interessate a questo tipo di documentazione. Il destinatario di una lettera formale è in genere estraneo al mittente; oppure, se i due si conoscono, vi è tra loro un rapporto di rilevanza per lo più strumentale e non confidenziale.

L’architettura di una lettera formale non consente voli pindarici; le sue sezioni sono strutturate in modo rigido, riconoscibili a colpo d’occhio; pure i registri linguistici e stilistici adottati prevedono alcune formule statiche che consentono allo scrivente di essere conciso, rigoroso e preciso. In una parola: efficace.

Ecco i modi più funzionali per strutturare le 10 sezioni di una lettera formale:

1) Mittente. Siete voi che state inviando questa lettera formale: Nome, cognome, indirizzo, numero di telefono, codice fiscale e/o partita iva, recapiti mail, sito web eccetera. Se siete una ditta avrete certamente un logo. Posizionate queste informazioni in alto a sinistra.

2) Luogo e data. Vanno in alto a destra. Luogo in cui la lettera è stata scritta; data esatta in cui è stata vergata. Il giorno va posto in cifre, il mese in lettere (è buona norma) e l’anno in cifre.

3) Destinatario. Vale a dire chi riceve la vostra lettera formale. Contiene il nome o la ragione sociale e l’indirizzo di chi riceve. Va posto in alto a destra, sotto il luogo e la data. Se lo si desidera, è professionale usare la locuzione “Alla cortese attenzione di” o la sigla “alla C.A. di”. Nel caso di Enti o Aziende potete utilizzare Spett.le (spettabile) seguito dalle generalità dell’Ente o Azienda in causa, come sopra. Mi raccomando: siate precisi nell’indicare il destinatario anche nella busta della vostra lettera formale, in modo chiaro ed esteso.

4) Riferimento. Si tratta di ricorrere a espressioni tipiche della lettera formale commerciale, come “in riferimento a”; oppure sigle come “Ns rif.” o “Vs rif.”; indicano precedenti comunicazioni tra mittente e destinatario.

5) Oggetto. Sintetizza il contenuto di una lettera formale e va posto in alto a sinistra, due righe sotto il mittente. Enfatizzatela, se volete, con un grassetto, un corsivo o un sottolineato.

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6) Formula di apertura; tra quelle più utilizzate si annovera l’aggettivo gentile. Gent.le (gentile), Gent.mo (gentilissimo), Gent.ma (gentilissima) a cui viene fatto seguire il titolo della persona. Altra formula di apertura è l’Egr. (egregio), o un più generico Sig., Sig.ra, Sig.na (signorina).

7) Corpo della lettera. È il contenuto nevralgico ed effettivo della vostra lettera formale, comprensivo del messaggio che intendete veicolare al vostro destinatario. Il consiglio spassionato e forse scontato (ma non troppo) che mi sento di darvi è quello di evitare gli errori ortografici o grammaticali. Pensate al vostro disappunto nel cogliere sgrammaticature o refusi in un curriculum vitae o in una lettera di presentazione. Perdereste di credibilità e di professionalità. La mancanza di fiducia nei vostri confronti da parte del destinatario della vostra lettera non è un aspetto di poco conto, specie se di mezzo ci sono questioni di rilievo o aspetti commerciali, di marketing, di immagine e quant’altro che potrebbero pregiudicare in senso negativo l’esito della vostra comunicazione. Meglio, piuttosto, cercare il confronto di un’ulteriore lettura presso un collaboratore o interlocutore di fiducia. Il corpo della lettera è in genere introdotto da alcune formule standard come. “In risposta alla Sua/Vostra lettera / mail” nel caso si tratti di una replica a una precedente comunicazione. Oppure “In riferimento alla Sua / Vostra richiesta” se si risponde a una richiesta. “Con la presente si comunica” per introdurre il contenuto della vostra comunicazione. Altre locuzioni standard: “Come da accordi”, “Come anticipato via telefono / mail / fax”. Quando vi rivolgete al destinatario, i pronomi che utilizzate volgeteli formalmente in maiuscolo: es. “In risposta alla Sua / Vostra lettera del 12 giugno u.s., sono lieto di informarLa / Vi che sono finalmente riuscito ad acquisire e inviarLe / Vi il dossier richiesto […]”. Evitate, nello scrivere la vostra lettera formale, un gergo troppo specialistico, a meno che il destinatario non lo conosca espressamente. È una cattiva abitudine di tanta Pubblica Amministrazione o di Enti di varia natura utilizzare acronimi, sigle, parole straniere (ah: l’uso pervasivo di termini inglesi!) che rende poco chiara la comunicazione al lettore. Se dovete includere un ulteriore documento alla vostra lettera formale, potete ricorrere alla formula “In allegato invio”. Altro aspetto: una lettera formale è “nero su bianco”, vale a dire che sarebbe preferibile non avesse colori di evidenziazione del testo; il logo nell’intestazione può esser colorato, ci sta, ma attenzione a non lasciarvi prender troppo la mano!

8) Formula di chiusura. Va posta in basso a sinistra e contiene le formule dei saluti e di cortesia. Possiamo congedarci con: “Distinti saluti”; “Cordiali saluti”; “Cordialmente”; “Cordialità”; “In attesa di un Suo riscontro voglia gradire i miei più cordiali saluti”; “La ringrazio per l’attenzione e La saluto cordialmente”.

9) Firma. Va scritta in basso a destra. Le iniziali di un autore o di un dattilografo si inseriscono solo in una lettera commerciale, e in questo caso vanno poste in basso a sinistra. Le iniziali di un autore vanno in maiuscolo; porre una barretta o due punti e di seguito le iniziali del dattilografo in minuscolo (esempio: A.C. – g.s.).

10) Post scriptum o P.S. Va inserito sotto la firma e ha l’intenzione di sottolineare e/o enfatizzare alcuni elementi o idee contenuti nel corpo centrale della lettera formale. È molto utilizzato come espediente in quelle lettere in cui c’è un rapporto continuativo e si presuppone un certo grado (pur nella formalità dell’impostazione) di confidenza col destinatario, ma è da evitarsi in una lettera puramente commerciale.

Ce l’abbiamo fatta? Direi di sì. Almeno i modi essenziali per scrivere una lettera formale ben articolata in tutte le 10 sezioni di riferimento io ve li ho indicati. Cosa aspettate? Cordiali saluti e buone lettere a tutti.