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Come comunicare bene – Dieci segreti utili

Come comunicare bene – Dieci segreti utiliVorresti imparare a comunicare bene? Sono sicuramente tante e valide le ragioni per migliorare la propria capacità di comunicare e per acquisire quelle conoscenze e competenze che ti permetteranno di farlo in modo efficace.

Ad esempio, potrai ottenere migliori risultati sul lavoro, avvicinandoti al perseguimento della tua mission con maggiore serenità, renderai più solide e proficue le relazioni con i collaboratori e i tuoi diretti responsabili, riuscirai a raggiungere un maggior numero di obiettivi con minor energia e ridurrai al minimo l’incidenza di possibili incomprensioni.

Un buon comunicatore è spesso visto anche come una persona di successo dai propri collaboratori; sul medio termine, infatti, può diventare una persona da imitare all’interno dell’organizzazione per cui lavoro, perché spesso il saper comunicare si colloca sullo stesso piano dell’essere efficace sul lavoro. I bravi comunicatori contribuiscono al successo delle loro organizzazioni e, di conseguenza, ottengono con più facilità una promozione o una qualunque forma di riconoscimento.

Allora, siete motivati ad apprendere i segreti per comunicare bene? Eccone dieci.

 

1.      Prima di tutto, costruisci buone relazioni – sempre.

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Quando un buon comunicatore si relaziona a un collaboratore, si prende sempre il tempo di dire “buongiorno” o di chiedere “come va oggi?” o “hai trascorso un buon fine settimana?”. L’effetto di queste domande, funzionali alla costruzione di una relazione, è incalcolabile. Si invia, infatti, il messaggio che si ha a cuore il destinatario del messaggio stesso. Si dimostra che, nonostante gli impegni, si ha tempo di dedicarsi all’altro. Per rendere sempre più di successo la tua comunicazione, continua a costruire relazioni in tutte le interazioni e in qualunque contesto.

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2.      Conosci ciò di cui stai parlando.

Come comunicare bene – Dieci segreti utili

Impara ad acquisire le conoscenze necessarie, le competenze e l’abilità necessarie a guadagnarti il rispetto dei tuoi colleghi.

I tuoi collaboratori non ti presteranno ascolto se credono che tu non sia in grado di portare un valido expertise nel lavoro; infatti, trascorrono del tempo con te perché rispettano le tue conoscenze e il valore che puoi apportare alla conversazione.

In genere, tutti gli individui che dimostrano di non conoscere a pieno ciò di cui stanno parlando non ottengono nessun rispetto dai loro collaboratori, fino ad essere lasciati soli. Considera questo punto uno dei più importanti della nostra lista.

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3.      Ascolta più di quanto parli.

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Un buon comunicatore ascolta più di quanto parla. E quando parla, di frequente pone domande per instaurare uno scambio di conoscenze e opinioni con i suoi collaboratori.

Quando ci si concentra sull’ascolto, spesso si riesce a prestare attenzione anche a ciò che non viene detto esplicitamente. Riesci, cioè, a leggere tra le righe per comprendere l’esatto contesto dei pensieri e dei bisogni dell’interlocutore.

Questo non significa che un buon comunicatore non parli mai, ma che pone maggior enfasi sulle possibilità di utilizzare le conoscenze disponibili nel gruppo di lavoro. Afferma, cioè, che gli interessano le opinioni di tutti i membri della squadra e che ognuno di loro ha un proprio valore.

Prestare attenzione a ciò che gli altri pensano è segno di essere un buon comunicatore.

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4.      Cerca di comprendere quello che il tuo interlocutore sta dicendo.

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Quando un collega ti parla, non distrarti pensando a cosa rispondere. Invece, poni domande, richiedi chiarimenti e accertati di aver pienamente compreso quello che ti sta comunicando. Concentra la tua attenzione sull’ascolto e sulla comprensione.

Se dentro di te senti una piccola voce che sta iniziando a muovere obiezioni, a preparare una risposta o a obiettare a quello che il tuo collega sta dicendo, tutto questo vuol dire che non ti stai concentrando sulla comprensione di quello che ti sta comunicando. Hai interrotto l’ascolto e hai riposizionato la discussione sui tuoi bisogni.

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5.      Verifica di aver compreso quello che l’interlocutore ha detto.

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Confrontati sempre con il tuo interlocutore, ripetigli il succo del contenuto del messaggio che hai recepito. Non attribuire quello che hai compreso al tuo collaboratore. Sei in una fase di feedback, durante la quale devi accertarti di aver compreso il senso di quanto ti è stato comunicato, in modo da giungere a una condivisione del senso del messaggio.

Questa verifica della comprensione, ti permette di evitare qualunque incomprensione e di superare eventuali sentimenti negativi e spiegazioni troppo lunghe su quello che il tuo collaboratore ha inteso.

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6.      Presta attenzione alla comunicazione non verbale.

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La comunicazione non verbale ricopre un ruolo di primo piano in qualunque interazione. La tonalità della voce, il linguaggio del corpo e le espressioni facciali parlano più della comunicazione verbale o delle reali parole che intervengono in molti scambi comunicativi. La postura del tuo collaboratore, come tiene la penna e la sua distanza da te mentre ti parla sono tutti indicatori di un messaggio.

Proprio per questo motivo i grandi comunicatori prediligono le interazioni interpersonali. Sono, infatti, consapevoli della quantità di informazioni che si perderebbero comunicando via email o a telefono. Ovviamente, i più giovani potrebbero non riconoscere l’importanza di parlare con i collaboratori di persona. Sono abituati a usare metodi elettronici e questo cambia molto. Nei fatti, però, anche questi metodi funzionano. Se vuoi informazioni più ricche e precise, e per qualunque discussione e scambio, cerca i tuoi collaboratori. I grandi comunicatori sanno ascoltare anche con i loro occhi.

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7.      Osserva i modelli e le incongruenze.

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In qualunque comunicazione, l’incomprensione è sempre dietro l’angolo. Una combinazione di fattori osservabili può fungere da indicatore chiaro del fatto che il tuo collaboratore non sta esprimendo i suoi reali sentimenti o che sta aderendo passivamente al gruppo, senza essere d’accordo con la decisione.

Ad esempio, osserva i modelli di comportamento (questa reazione è tipica del tuo collaboratore?) e le incongruenze (la reazione del collaboratore è coerente con ciò che ti aspetti da lui?).

Presta anche attenzione alla combinazione di parole, messaggio, tono di voce e linguaggio del corpo. Se alcuni di questi fattori della comunicazione verbale e non verbale sono incoerenti o trasmettono messaggi diversi, puoi star certo che il fallimento nella comunicazione è imminente.

Se stai formando un membro dello staff che invia messaggi incoerenti, questo costituisce un fatto importante nella formazione di quelle incomprensioni che possono sorgere nelle relazioni con i collaboratori. È un fattore chiave semplice, prevenibile e spesso sottostimato.

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8.      Se un collaboratore ti dà fastidio è un problema tuo, non suo.

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In particolare, se un tuo collaboratore o un tuo collega dice o fa qualcosa che ti infastidisce ricorda che questo è un tuo problema, perché tu sei la persona infastidita dall’azione o dalla comunicazione del tuo collaboratore.

Le sue azioni o la sua comunicazione potrebbero aver innescato la tua reazione, ma la risposta dipende da te, non da lui. Non sarai un bravo ed efficace comunicatore se punti il dito e cerchi di dare tutta la colpa al tuo collaboratore che, invece, stava solo cercando di comunicare. È necessario che ti assuma la responsabilità delle tue reazioni emotive. E accertati di esprimere esplicitamente la consapevolezza di questa responsabilità.

Allo stesso modo, se stai per muovere qualche critica, o se sei arrabbiato o in preda a qualche emozione negativa, attendi 24 ore prima di parlare, di inviare una email in modo da verificare se ti senti ancora così. Imparare a fare una pausa prima di comunicareè un’abilità ingiustamente poco apprezzata. Non è necessario comunicare immediatamente quello che pensi o senti. Infatti, la tua comunicazione sarà più efficace se permetti alle circostanze di sedimentare per un certo periodo di tempo.

In quest’epoca di comunicazione immediata e continua, la comunicazione riflessiva sembra essere diventata secondaria, a favore di una reazione eccessivamente immediata. I buoni comunicatori sanno raccogliere le proprie idee e pensieri e sviluppare messaggi significativi.

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9.      Apri la tua mente a nuove idee.

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Nuove idee possono vivere o morire a seconda del mondo in cui vengono comunicate alla persona che ha potere decisionale in un’organizzazione. Usando in maniera appropriata le abilità di comunicazione che abbiamo descritto, potrai contribuire a far fiorire una nuova idea.

Se, invece, sei tu ad avere potere decisionale, piuttosto che rigettare immediatamente una nuova idea, approccio o modo di pensare, prenditi una pausa e considera tutte le possibilità. Considera che cosa potrebbe funzionare meglio nella tua organizzazione, piuttosto che concentrarti su quello che non riuscirà. Pensa alle possibilità, non all’impossibilità.

Non rigettare un’idea prima che sia stata articolata o esplorata completamente. Potrebbe rivelarsi un peccato mortale. Un buon comunicatore sa ascoltare le opportunità e perseguirle.

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10.  La comunicazione è più efficace se c’è reciproca fiducia.

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Non basta essere un buon ascoltatore. Se i tuoi collaboratori non si fidano di te, non condivideranno mai i loro reali pensieri.

La fiducia si costruisce nelle interazioni quotidiane con le persone, ad esempio dicendo loro la verità – anche quando è difficile. Quando mostri integrità e affidabilità nelle conversazioni interpersonali e nelle azioni di tutti i giorni, stai migliorando la tua abilità di essere un buon comunicatore.

I collaboratori con cui interagisci si apriranno con maggiore facilità. Saranno più disponibili a risolvere i problemi insieme a te, senza preoccuparsi di sembrare cattivi, stupidi o poco informati.

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Questa lista di dieci consigli, ovviamente, non può e non vuole essere esaustiva, ma può indicare la strada da intraprendere per imparare a comunicare bene.

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Commenti

Io credo che per essere un buon comunicatore occorra un talento sicuramente educabile e affinabile, ma in gran parte innato e intuitivo. Per cui i 10 segreti non sono poi tanto segreti per chi questo talento lo possiede e non sono così facilmente acquisibili per chi non lo possiede. Naturalmente posso sbagliarmi.

Grazie del commento, Giuliana.
In effetti, tocca un tema molto interessante: la comunicazione è una dote innata o si acquisisce? Difficile dare una risposta univoca. Con questo post, abbiamo pensato di offrire qualche suggerimento utile a chi voglia imparare a comunicare bene in qualsiasi settore, sia nell'ambito professionale sia in quello personale. Magari chi è già predisposto potrà affinare le sue doti innate; chi, invece, non è nato con questa dote, potrà imparare a migliorare se stesso grazie a questa tecnica. Ovviamente, ce lo auguriamo :-)

Un cordiale saluto.

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